Pojęcie zespołu

W niniejszej pracy używane są często zamiennie pojęcia „grupa” i „zespół”, bez uwzględniania istotnych różnic, jakie są między nimi. Tutaj te dwa pojęcia zostaną rozpatrzone bardziej szczegółowo, szczególnie pojęcie zespół, jako pożądana choć nie zawsze możliwa do osiągnięcia forma współpracy ludzi przy realizacji wspólnych zadań. Przy bardziej szczegółowym rozpatrywaniu tej kwestii można wyróżnić aż cztery pojęcia: grupa, grupa projektowa, zespół, zespół projektowy.

Grupa

W języku potocznym przez pojęcie grupa rozumie się zwykle zbiór ludzi. Natomiast, jak twierdzi Heeg, z punktu widzenia psychologii społecznej grupa charakteryzuje się następującymi cechami, którymi są: „...skład wieloosobowy, bezpośrednie interakcje w obrębie dłuższego czasu, przestrzenne i/lub czasowe oderwanie od innych osób, akceptowanie wspólnych norm i zasad postępowania, komplementarny podział ról, łączność poprzez poczucie wspólnoty” [25, s.70].

Z grupą mamy do czynienia wtedy, gdy dwie lub więcej osób zbierze się w sposób oznaczający wzajemną zależność, po to aby wzajemnie wpływać na swoje zachowania lub wspólnie coś dzielić [20, s.110].

Grupa projektowa

Grupa projektowa jest specyficzną grupą pracowników zaangażowanych w realizację projektu. Jej cechy wymienia m.in. Kellner, przy czym na ich podstawie nie można stwierdzić, że mamy tu już do czynienia z zespołem [30, s.132]:

• skład wykraczający poza ramy jednego działu – razem pracują ze sobą nie tylko pracownicy jednego pionu przedsiębiorstwa, działu czy zakresu zadaniowego;
• różni specjaliści – w grupie spotykają się ze sobą specjaliści o różnych kwalifikacjach zawodowych;
• różne szczeble hierarchii – wewnątrz grupy wszyscy członkowie – z wyjątkiem jej oficjalnego kierownika – są uważani za osoby równorzędne, niezależnie od tego, na jakich szczeblach w hierarchii liniowej wcześniej pracowały;
• różne doświadczenie – prace są wykonywane wspólnie przez osoby początkujące i doświadczone zawodowo, teoretyków i praktyków, osoby z wnętrza przedsiębiorstwa i spoza niego, które wnoszą do grupy swoją wiedzę fachową i doświadczenie.

Według Hegga [25, s.71] charakterystycznymi cechami grupy, które mają wpływ na jej wydajność, są: wielkość grupy, indywidualne cechy członków i skład grupy.

Wielkość grupy nie może być określona z góry, zależy ona bowiem od zadania, pracowników, jakich mamy do dyspozycji, i możliwości interakcji. Chociaż w literaturze liczba członków określana jest bardzo różnie, można powiedzieć, że dla zapewnienia efektywnej współpracy powinna ona wynosić od 4 do 10 osób. Jest oczywiste, że możliwości grupy rosną wraz ze wzrostem jej liczebności, ale jednocześnie powoduje to negatywny wpływ wielu innych czynników (kwestia optymalnej liczebności zespołu zostanie rozpatrzona bardziej szczegółowo w punkcie 5.2.5).

Z punktu widzenia indywidualnych cech członków znaczenie mają w szczególności [25, s.72]:

• zdolność do uczenia się i gotowość do nauki innych,
• sprawność intelektualna i twórcza fantazja,
• zdolność przetwarzania informacji i otwartość w stosunku do nowych idei,
• zdolność do krytykowania innych i przyjmowania od innych krytyki, względnie rzeczowej dyskusji,
• pozytywne wewnętrzne nastawienie i gotowość do pracy grupowej.

Jeśli chodzi o skład grupy projektowej, można stwierdzić, że zależy on od rodzaju wykonywanych zadań. Obok wymienionych wyżej cech znaczenie mogą tu mieć ewentualnie takie elementy, jak płeć, wiek czy pochodzenie społeczne. Heeg uważa, że heterogeniczne grupy mają większą wydajność w przypadku problemów z obiektywnymi kryteriami rozwiązania, natomiast homogeniczne grupy pracują lepiej przy zadaniach oceny [25, s.72] .

Zespół

Aby grupa stała się zespołem, muszą być spełnione liczne warunki. Na przykład Litke [38, s.183] podaje pięć podstawowych punktów dotyczących składu zespołu i jego skutecznej pracy:

• mała liczba osób,
• uzupełniające się umiejętności osób,
• zobowiązanie do wspólnego działania i osiągania wspólnych celów,
• zaangażowanie we wspólne wykonywanie pracy,
• wzajemna odpowiedzialność.

Znacznie bardziej szczegółowo charakteryzują pojęcie zespołu Kezsbom i Edward [33, s.455].Według nich zespół (team) jest czymś więcej niż tylko grupą ludzi dostrzegających, że mają wspólny cel. Zespół jest zbiorem ludzi, którzy muszą polegać na skumulowanej wiedzy, umiejętnościach i talentach każdego z wzajemnie zależnych członków zespołu. Każdy zespół jest grupą, jednak nie każda grupa jest zespołem.

Zespół jest specjalnym określeniem przyznanym grupie ludzi, którzy są świadomi istotnego charakteru ich zależnych ról i tego, jak umiejętności i talenty, jakie każdy z nich ma, uzupełniają ich wysiłki i gwarantują osiągnięcie celów. Efekt pracy zespołu można najlepiej wyjaśnić wykorzystując pojęcie synergii. Dzięki efektywnej wspólnej pracy zespół może wygenerować rozwiązania problemów, które są znacznie lepsze od tych, jakie mogłyby być stworzone przez każdego z członków zespołu indywidualnie [33, s.455].

Praca zespołowa nie jest zjawiskiem nierealnym. Na podstawie badań dynamiki grup i procesu tworzenia zespołu wiadomo dużo o tym, jak zespoły działają. Ponadto można dokładnie określić zasadnicze elementy, które odróżniają zespoły od grup, i można pomagać w kształtowaniu zespołu tak, aby osiągnął optymalną wydajność. Te zasady zawierają przede wszystkim następujące elementy [33, s.455-456]:

• statut, misję, przyczynę wspólnej pracy,
• poczucie zależności,
• udział w korzyściach grupowego rozwiązywania problemu i podejmowania decyzji,
• odpowiedzialność jako funkcjonująca jednostka.

Trzeba uwzględnić wiele ważnych czynników, aby przekształcić dowolną grupę w zespół. Po pierwsze grupa musi mieć statut (akt powołania) lub przyczynę, aby pracować wspólnie. Członkowie grupy muszą dostrzegać, że potrzebują wzajemnie swoich doświadczeń i możliwości, aby wspólnie osiągnąć cele. Muszą być także przekonani do idei, że ich wspólna praca jako zespołu prowadzi do lepszej analizy ryzyka i podejmowania decyzji niż praca w izolacji.

Partycypacja w planowaniu i podejmowaniu decyzji pomaga członkom zespołu stworzyć poczucie wspólnoty i zaangażowania w osiąganie celów i wykonywanie zadań. Członkowie zespołu muszą być traktowani z uwzględnieniem specjalnych talentów i zdolności, jakie wnoszą do zespołu, i muszą być zachęcani do aktywnej współpracy. Członkowie zespołu z pomocą kierownika rozpoznają swoje specyficzne role i funkcje w obrębie struktury zespołu i uświadamiają sobie, że poprzez integrację tych ról mogą zostać osiągnięte cele projektu. Komunikacja charakteryzuje się szczerością i zaufaniem, a także powstają sprzężenia zwrotne dotyczące działań w zespole, ale nie cech charakterów poszczególnych osób, które z zasady niełatwo zmienić. Celem słuchania jest zrozumienie, a nie przygotowanie obrony lub ataku. W końcu członkowie grupy są odpowiedzialni za swoje wspólne działania i jako tacy demonstrują dumę z ich wykonania [33, s.456].

Według Westa [57, s.240] stworzenie zespołu wymaga zrozumienia jego elementów, którymi są w szczególności:

• mała liczba członków,
• uzupełniające się umiejętności,
• zaangażowanie w osiąganie wspólnego celu,
• wspólne cele działania,
• akceptacja takiego samego sposobu podejścia,
• wzajemna odpowiedzialność.