Pojęcie projektu

Można przyjąć, że w większości przypadków organizacje (przedsiębiorstwa, urzędy, kluby itp.) są zorganizowane (ustrukturalizowane) w taki sposób, aby możliwe było efektywne realizowanie typowych dla nich działań rutynowych. Struktury te wynikają zazwyczaj z pełnionych przez organizację funkcji lub oferowanych produktów.

Mianem projektu można określić przedsięwzięcie realizowane w ramach określonej organizacji, które jest przedsięwzięciem nowym, nietypowym, odmiennym od działań rutynowych, takim, z jakim dana organizacja nie miała nigdy wcześniej do czynienia. Stwierdzenie, że projekt jest realizowany w ramach organizacji, nie oznacza, że nie mogą w nim uczestniczyć osoby spoza niej lub inne organizacje. Sytuacja, w której projekt jest realizowany przez jedną organizację, jest podstawową sytuacją rozpatrywaną w niniejszej pracy. Projekty mogą być jednak także realizowane przez wiele organizacji na zasadach partnerstwa lub przez osoby fizyczne, a nawet jedną osobę.

Oprócz tego, że projekt jest z zasady przedsięwzięciem nowym i nietypowym, ma on także kilka innych charakterystycznych cech:

• W trakcie jego realizacji ma zostać osiągnięty konkretny cel, uzyskany jasno określony rezultat. Rezultatem takim może być np.: nowy produkt, nowe urządzenie, nowa forma organizacyjna. Rezultat ten określany jest także mianem systemu, jaki jest budowany w ramach projektu.
• Ma określony termin rozpoczęcia i zakończenia, a także określone fazy, jest zatem przedsięwzięciem ograniczonym w czasie.
• W trakcie jego realizacji wykorzystywane są różne zasoby: ludzkie, finansowe, materiały, urządzenia, pomieszczenia, informacje itd. i zasoby te są z zasady ograniczone.
• Projekt jest oddzielony organizacyjnie od innych działań realizowanych w ramach danej organizacji.
• Ma on specyficzną dla projektów strukturę organizacyjną.
• W projekcie uczestniczy wiele osób, względnie jednostek organizacyjnych.
• Często jest to przedsięwzięcie obszerne i skomplikowane.
• Zadania realizowane w ramach projektu charakteryzują się dużą innowacyjnością.
• Realizacja projektu jest zazwyczaj związana z niepewnością z punktu widzenia rzeczowego rozwiązania problemu (kształtem systemu, jaki w ramach projektu powstanie) i ryzykiem. Na ogół niepewność ta spada sukcesywnie w miarę postępu prac.
• Charakter projektu zmienia się w poszczególnych fazach jego realizacji i można wskazać linie rozgraniczające między poszczególnymi fazami. Na zakończenie poprzedniej fazy ma zazwyczaj wpływ zatwierdzenie i przyjęcie jej wyników, a na początku następnej podejmowane są uzgodnienia i decyzje określające dalsze działania.
• Projekty często są związane ze znacznymi inwestycjami.
• Koszty projektu mogą rosnąć wykładniczo, jeżeli zagrożony jest termin jego zakończenia, który musi być dotrzymany. Oznacza to konieczność dobrej kontroli kosztów już od początku prac i podejmowanie na tej podstawie przedsięwzięć korygujących (porównaj [34, s. 1.4]).
• Projekty są z zasady interdyscyplinarne. Przekraczają granice pojedynczych działów organizacji, w której projekt jest realizowany, i wymagają zaangażowania specjalistów z różnych dziedzin, co stwarza dodatkowe problemy z organizowaniem współpracy, a także komunikowania się.
• Projekty są realizowane w ramach istniejących organizacji i z wykorzystaniem ich zasobów, co często prowadzi do konfliktów między kierownikiem projektu a istniejącą hierarchią liniową.

Jedną z istotnych cech projektu jest niepewność oszacowania czasu jego realizacji, kosztów, jakie muszą zostać poniesione, i przebiegu prac. Stopień tej niepewności zmienia się jednak – na początku działań jest on stosunkowo duży, natomiast w końcowej fazie spada niemal do zera.

Przykładami projektów realizowanych w przedsiębiorstwie mogą być:

• wdrożenie nowego systemu komputerowego,
• stworzenie nowego produktu,
• wybudowanie zakładu produkcyjnego lub budynku administracyjnego,
• wejście na nowy rynek,
• utworzenie oddziału zakładu za granicą,
• zmiana struktury organizacyjnej zarządzania,
• przygotowanie i realizacja procesu łączenia przedsiębiorstw,
• wprowadzenie nowego systemu rachunku kosztów lub systemu planowania strategicznego,
• uzyskanie certyfikatu jakości zgodnego z normami serii ISO 9000.

Oczywiście projekty są realizowane nie tylko w przedsiębiorstwach. W związku z tym innymi przykładami projektów mogą być:

• przeprowadzenie kampanii o urząd polityczny,
• zorganizowanie tournée orkiestry symfonicznej,
• wybudowanie tamy, elektrowni lub budynku sakralnego,
• wysłanie pojazdu kosmicznego na inną planetę,
• stworzenie nowego lekarstwa w medycynie.