Korespondencja elektroniczna (e-mailowa)

List elektroniczny (nazywany najczęściej e-mailem), mimo że jest dość już rozpowszechnioną formą korespondencji, nie ma w języku polskim dostatecznie wykształconych stylistycznych cech gatunkowych. Oznacza to, że w praktyce forma e-maila nawiązuje do dwóch przeciwstawnych wzorców: bądź do wzorca listu tradycyjnego, bądź do wzorca bezpośredniej (czy telefonicznej¹) rozmowy. I – co ciekawe – w tym samym e-mailu znajdujemy najczęściej oba te wzorce: początek e-maila odwzorowuje na ogół rozmowę, zakończenie zaś – list. Takie bowiem formy rozpoczynające, jak Cześć, Dzień dobry, Witam typowe są dla kontaktów twarzą w twarz. Tak mówimy, gdy spotykamy kogoś znajomego. Natomiast formy kończące e-maile w większości przypominają formuły grzecznościowe umieszczane w listach: Pozdrawiam (także młodzieżowe: Pozdro, Pzdr), Serdeczne pozdrowienia, Z wyrazami szacunku, Z poważaniem.

Omawiany typ korespondencji charakteryzuje się więc rozchwianiem wzorca, co zdarza się wtedy, gdy jakaś forma komunikacji wchodzi dopiero do użytku, będąc albo formą zapożyczoną z obcej nam kultury (i dostosowuje się do nowych warunków użycia²), albo kształtuje się na gruncie kultury rodzimej. W wypadku e-maili mamy do czynienia raczej z sytuacją pierwszą.

Z racji krótkiej tradycji e-maile stwarzają wiele problemów grzecznościowych.
Przede wszystkim nie do wszystkich, których adresy e-mailowe są nam znane, e-maila wysyłać wypada. Wchodząc na stronę internetową jakiejś firmy, często możemy poznać adresy osób wymienionych z imienia i nazwiska (oraz funkcji). Nie oznacza to jednak, że dostajemy tym sposobem przyzwolenie na korespondowanie z nimi³. Sama nie mogę wyjść ze zdumienia, kiedy przed egzaminem dostaję liczne e-maile od studentów z takimi na przykład pytaniami, jak: w którym pokoju egzaminuję, albo gdzie można dostać moją książkę, bo nie ma jej w księgarni, a w bibliotece wydziałowej wszystkie egzemplarze są wypożyczone...

Jeśli już – po rozważeniu tej kwestii – decydujemy się na wysłanie e-maila, powinniśmy zadbać o jego stronę graficzną. E-mail jest, owszem, szybką formą korespondencji, ale nie oznacza to, że szybko pisaną. Szybko piszący nadawca robi błędy literowe, często ortograficzne, pomija zwykle interpunkcję i polskie znaki diakrytyczne⁴. Kreuje w ten sposób własny wizerunek osoby zapracowanej, którą czekają wyłącznie wielkie czyny, ale nie wizerunek osoby szanującej partnera komunikacji.

Szanujący partnera nadawca wpisuje przemyślany, aktualny i komunikatywny temat e-maila. Tematy w rodzaju To ja albo Co słychać? nie tylko irytują odbiorcę, ale też nie skłaniają go do przeczytania, jeżeli w skrzynce ma wiele wiadomości. Trudno mu też odszukać wiadomość po jakimś czasie, jeśli nie zapamiętał, kogo z jego korespondentów cechuje takie poczucie humoru.
Jeżeli korespondujemy z kimś stale, to temat trzeba co jakiś czas zmieniać, żeby nie dochodziło do takich paradoksów, o jakich pisze autorka amerykańskiego E-mailowego savoir-vivre’u: „jeśli omawiasz z narzeczonym wybór firmy kateringowej do organizacji wesela, a temat nadal brzmi: <Re: Cieszę się, że Cię poznałem>, najwyższy czas go zaktualizować”⁵.

Ważną częścią listu elektronicznego jest nagłówek. Nadawcy e-maili na ogół sami nie mają z nim problemów, nie zawsze jednak forma nagłówka „dogadza” adresatowi. Zbyt często bowiem swobodny styl kolokwialny (utożsamiany ze sposobem komunikowania się młodzieży) wprowadzany jest do listów kierowanych do nieznanych osobiście osób lub do osób o wyższej randze pragmatycznej⁶ albo do instytucji.

Zanim więc wykształcą się na polskim gruncie językowym wzorce stylistyczne tego typu komunikacji, należy ze szczególną starannością dobierać formę nagłówka do osoby adresata. Najbardziej elegancką, a neutralną zarazem formą zwrócenia się do adresata o wyższej randze pragmatycznej (w tym przedstawiciela instytucji) jest forma pochodząca z korespondencji „papierowej”: Szanowny Panie, Szanowna Pani. W ten sposób można rozpocząć e-maila skierowanego zarówno do osoby prywatnej, z którą jesteśmy w relacji na pan, pani, jak i do kogoś, z kim jesteśmy w relacji służbowej. Także do osoby, do której zwracamy się w tej formie po raz pierwszy. Również do grupy osób: Szanowni Państwo. Zawsze możliwe jest – w zależności od przyjętych w danym środowisku zwyczajów oraz od indywidualnego stylu grzecznościowego nadawcy – uzupełnienie tej formy o nazwę stopnia, tytułu, stanowiska adresata, na przykład Szanowny Panie Mecenasie, Szanowna Pani Dyrektor. Albo odwrotnie – dla kogoś, kto odczuwa te formy jako zbyt konserwatywne, albo dany list jest kolejnym listem w tej samej sprawie, możliwe jest użycie form „z półki niżej”: Panie Mecenasie, Pani Dyrektor.

Osoby tej samej rangi, będące ze sobą na ty, mogą kwestię nagłówka traktować bardziej swobodnie, dostosowując jego formę do zwyczajów panujących w danym środowisku⁷ oraz do stopnia zażyłości łączącej partnerów komunikacji.

Niestosowne jest łączenie form nagłówka typowego dla relacji na ty z formami typowymi dla relacji na pan, pani. Ze zjawiskiem tego rodzaju mamy dziś dosyć często do czynienia. Sama otrzymuję od studentów e-maile rozpoczynające się nagłówkiem: Witam; Witam, Pani Profesor; Witam Panią; Droga Pani Profesor, nawet – rzadko – Pani Małgorzato.

Można zauważyć, że rozpowszechnia się zwyczaj stosowania nagłówka w formie Dzień dobry (z możliwą formą adresatywną, np. Dzień dobry, Panie Doktorze) oraz Witam (z możliwą formą adresatywną jak wyżej lub – rzadziej – z dopełnieniem będącym nazwą adresata: Witam Pana Doktora). Być może nagłówek w formie Dzień dobry stanie się standardem – różnicowałby w pożądany sposób nagłówki korespondencji elektronicznej i tradycyjnej.

Wydawać by się mogło, że nagłówek w formie Witam z teoretycznego punktu widzenia ma mniejszą szansę na upowszechnienie, ponieważ (była już o tym mowa) sygnalizuje relację nierównorzędną między partnerami. Jednak jego duża frekwencja wskazuje na to, że Polakom potrzebna jest – i w piśmie, i w mowie – krótsza (o jedną sylabę w porównaniu z Dzień dobry), więc wygodniejsza forma rozpoczęcia kontaktu. Być może również osobowy charakter formy Witam (1. os. lp – ja witam) pozwala na zademonstrowanie przez mówiącego indywidualizmu, będącego obecnie – jak już wspominałam – szczególnie cenioną wartością.

Godną polecenia formą rozpoczynania listów elektronicznych jest moim zdaniem forma bez nagłówka. Szczególnie w sytuacjach, gdy dany list stanowi kolejną replikę w sekwencji list – odpowiedź, list – odpowiedź, jest to praktyka spotykana dość często. Ale również wtedy, gdy inicjujemy korespondencję, a relacja łącząca nas z odbiorcą nie wymaga bezwględnie użycia formy wyrażającej szacunek, warto wybrać wariant bez nagłówka, by jeszcze bardziej usprawnić komunikację.